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没想到,办公室重要文件管理竟 有这些“小技巧”,赶紧get起来吧!
徐明辉(转摘自《保密观》)
2019-03-08

在当前信息技术的影响下,办公越来越倡导无纸化、电子化,很多文件都存储在计算机里,从内容和形式上给文件管理工作带来了便利,但也带来了一些安全方面的挑战。

特别是机关单位有些需要控制知悉范围的重要文件,一旦被误看误删误传会给工作带来很大困扰,因此还需要重点防范,通过技术处理增强文件的安全。下面就介绍一些文件处理的小技巧,供大家在工作中参考。

一、直接隐藏文件夹

对于有些重要文件,不想被误看误传误删,最保险的方法,是选择直接隐藏文件夹。

步骤:

1、选定需要隐藏的重要文件。

2、点击鼠标右键,在“属性”对话框里,勾选“隐藏”选项,这时文件会自动隐藏。

3、如要再次打开此文件,需在控制面板中打开“文件夹”选项点击“查看”按钮,勾选“显示隐藏的文件、文件夹和驱动器”即可。

二、压缩文件设置密码

防止重要文件被别人误看,还有一个安全保障的方法,就是给文件上把“锁”。

步骤:

1、安装WinRAR等压缩软件。

2、用鼠标右键点击需要压缩的文件,选择“压缩文件”。

3、点击设置密码,依次点击“确定”“立即压缩”,这时文档会变压缩后的文件并加密。

4、如需再打开该文件,则右键点击压缩文件,按提示输入解压密码,文件就会被解压出来。

三、更改文件扩展名

更改文件扩展名也是另辟蹊径隐藏重要文件的一种好方法。

步骤:

1、在控制面板中打开“文件夹”选项点击“查看”按钮,在下面的方框中去掉“隐藏已知文件类型的扩展名”选项,点击确定。

2、回到原窗口,更改重要文件的扩展名,原文件就不能被打开。

四、软件加密

一种借助加密软件进行文件加密的方法。

步骤:

1、下载安装某一加密软件,具有快速安全、伪装隐藏、彻底粉碎等功能即可。

2、选择需要加密的文件,点击“加密”按钮设置密码,加密后的文件点击进入无法查看内容信息,并可防止被删除、复制、重命名等操作。


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